Textvorlagen E-Mail
Textvorlagen eignen sich für eine Signatur und/oder für wiederkehrende Texte, die Sie in E-Mails aus kalipzo heraus verwenden möchten.
Die Textvorlagen stehen Ihnen beim Versand der E-Mails zur Verfügung. Nach Auswahl einer Textvorlage wird diese in die E-Mail übernommen und kann anschließend noch geändert bzw. ergänzt werden.
Als Textvorlage ist deshalb auch ein Lückentext sinnvoll, der dann in der Mail mit den konkreten Daten ergänzt werden kann.
Vorlage anlegen
Gehen Sie ins Menü Auftragsabwicklung/Schlüsseltabellen/Textvorlagen Mails.
Zur Neuanlage einer Vorlage klicken Sie Vorlage anlegen.
Geben Sie nun die gewünschte Nummer der Textvorlage ein. Es stehen Ihnen dabei sechs Ziffern zur Verfügung. Sinnvoll ist, häufig genutzte Textvorlagen mit niedrigen Nummern zu belegen.
Vergeben Sie eine eindeutige Bezeichnung, mit der Sie die Textvorlage erkennen können. Dieses Feld wird nicht auf Dokumenten ausgegeben. Es dient lediglich der Auswahl der Textvorlage.
Beim Verwenden der Textvorlage können Sie nach Übernahme stets alles noch anpassen.Im Betreff stehen Ihnen hundert Zeichen zur Verfügung.
Der Haupttext kann aus bis zu hundert Zeilen bestehen. Möchten Sie mehr Informationen mitgeben, stehen Ihnen hierzu die Anhänge zur Verfügung.
Soll diese Textvorlage für die Sammelfakturierung zur Verfügung stehen, dann wählen Sie hier ein „Ja“ aus.
Beim automatischen Versand der E-Mails via Sammelfakturierung wird die Textvorlage mit der niedrigsten Nummer ausgewählt. Eine Auswahlmöglichkeit wird demnächst eingebunden. Möchten Sie also derzeit eine alternative Textvorlage auswählen, dann entfernen Sie das „JA“ bei der vorrangigen Textvorlage.
Soll diese E-Mail-Textvorlage als Standardvorlage verwendet werden, so geben Sie hier ein Ja ein. KALIPZO prüft hier, ob es bereits eine Standardvorlage gibt. Auf die Sammelfakturierung hat eine Festlegung als Standardvorlage keine Auswirkung. Eine Vorlage kann also gleichzeitig für Sammelfakturierung und als Standardvorlage definiert sein.
Möchten Sie hier die Anrede aus den Adress-Stammdaten verwenden, dann setzen Sie dieses Feld auf „Ja“. Anderenfalls wird als Anrede ein „Sehr geehrte Damen und Herren,“ übernommen. Gleiches gilt, wenn in der angemailten Adresse kein Ansprechpartner eingepflegt wurde.
Haben Sie alles Gewünschte eingetragen, drücken Sie auf Speichern.
Der Button HTML-Code wird sichtbar, wenn Sie ein Bild aus der Dokumentenverwaltung eingefügt haben oder einen eigenen HTML-Code eingetragen haben.
Anhänge einfügen
In der Dokumentenverwaltung hinterlegte Dokumente bzw. Bilder können hier angehängt werden. Denkbar sind hier AGB, Widerrufsbestimmungen und Anderes. Wählen Sie hierzu den Button Anhänge.
Sie können vorhandene Dateianhänge nun anzeigen oder entfernen.
Über Hinzufügen werden reine Dateianhänge erstellt. Möchten Sie Grafiken im Fließtext anzeigen, müssen diese über den Button Einbetten hinzugefügt werden.
Anhänge einbetten
Beim Einbetten werden Ihnen nur Bilder angezeigt, die über die Firma eingebunden wurden.
Sie können hier sowohl in Beschreibungen als auch in Dateinamen suchen.
Zur Sicherheit können Sie sich das gewünschte Bild mittels Dokument anzeigen ansehen.
Haben Sie die gewünschte Datei markiert, klicken Sie nun auf Bild einbetten.
Anschließend finden Sie die Datei in der Übersicht der Dateianhänge der Textvorlage.
Nun steht Ihnen auch der Button HTML-Code zur Verfügung.
HTML-Code einfügen
Ist zur ausgewählten Textvorlage für Mails bereits ein Bild eingebettet worden, können Sie nun den HTML-Code dazu einfügen.
Klicken Sie auf HTML-Code.
Folgen Sie nun den Anweisungen aus der Information.
Klicken Sie auf OK, positionieren Sie den Cursor an der gewünschten Stelle und fügen Sie den Code mit STRG + V ein oder Rechtsklick + Einfügen ein.
Nun Speichern Sie die Änderung ab.
Vor Erstanwendung empfehlen wir, dass Sie die Vorlage testen.
Vorlage testen
Zum Testen der Vorlage klicken Sie auf Vorlage testen.
Es erscheint ein Fenster, in dem Sie die E-Mail-Adresse eingeben können, an die Sie den Test versenden möchten. Sinnvollerweise sollten Sie Ihre eigene E-Mail-Adresse verwenden.
Überprüfen Sie anschließend Ihren Maileingang. Je nach Mail-Anwendung weicht das folgende Bild ab.
Sie können daran erkennen, wie der Betreff sowie der Hauptteil dargestellt werden.
Vorlage kopieren
Möchten Sie ähnliche Textvorlagen erstellen, so steht Ihnen der Button Vorlage kopieren zur Verfügung.
Wählen Sie die zu kopierende Vorlage und überlegen sich, auf welche Nummer Sie diese kopieren möchten.
Geben Sie die gewünschte Nummer ein und drücken Enter.
Sie können nun entscheiden, ob vorhandene Dateianhänge in die neue Vorlage übernommen werden sollen.
Wir raten dazu, Ja zu wählen, denn wenn ein HTML-Code verwendet wird, muss der passende Anhang vorhanden sein. Einfacher ist es, überflüssige Anhänge anschließend zu löschen.
Nun können Sie die kopierte Textvorlage anpassen.
Vorlage bearbeiten
Möchten Sie eine bestehende Vorlage anpassen, so drücken Sie auf Vorlage bearbeiten.
Eine Dokumentation der Änderungen findet nicht statt. Über Ihr Mailprogramm finden Sie ohnehin alle versendeten E-Mails in der zur Versandzeit gültigen Fassung.
Vorlage löschen
Eine Vorlage kann jederzeit gelöscht werden. Auch hier findet keine Dokumentation statt.
Klicken Sie dazu nach Auswahl der zu löschenden Vorlage auf Vorlage löschen. Es erfolgt eine Sicherheitsabfrage.
Wählen Sie hier Ja aus, wird die ausgewählte Textvorlage endgültig gelöscht. Eine Wiederherstellung ist nicht möglich.