Neuanlage eines Auftrages
Rufen Sie das Menü Aufträge/Angebot- und Auftragsbearb./Angebot o. Auftrag neu anlegen auf.
Bei der Neuanlage stehen Ihnen lediglich folgende Stati zu Verfügung.
1 angefragt/Bauvorhaben
11 angeboten
21 bestellt
22 bestellt, per Vorkasse bezahlt
Die Weiterverarbeitung zum Angebot, Lieferschein oder Rechnung folgt dann erst nach Anlage des Auftrages.
Speichern des Auftrages
Nach Füllen des Auftragskopfes gelangen Sie in die Positionen, indem Sie F2 drücken.
Erklärung der Felder im Auftragskopf
Auftragsnummer
Die Auftragsnummer wird vom System fortlaufend vergeben.
Gültig ab
Hier wird das aktuelle Datum bei der Neuanlage vergeben. Sie können dieses Datum jedoch auch ändern.
Lfd. Nr. am Tag
Diese Nummer wird nur intern benötigt. Sollten am selben Tag mehrere Änderungen am Auftragskopf vorgenommen werden, so wird diese Nummer zur Unterscheidung hergenommen.
Auftragsstatus
Hier wird bei der Neuanlage eines Auftrages entschieden, welche Verbindlichkeit das Dokument hat.
Im weiteren Verlauf der Auftragsbearbeitung wird der Auftragsstatus immer höher und durch die jeweiligen Vorgänge vom System vergeben.
Siehe hierzu auch Auftragsstatus.
Sachkonto
Es handelt sich um das systemseitig vorbelegte Erlöskonto, auf welches der Auftrag gebucht wird. Eine Änderung sollte nur vorgenommen werden, wenn außergewöhnliche Verkäufe abgewickelt werden sollen. (Inventarverkauf, o.ä.)
Kostenstelle
Je nach Ihrer Anwendung können dies beispielsweise verschiedene Filialen sein. Denkbar wäre auch eine Kostenstelle für Verkauf, Dienstleistung, Reparatur, o.ä.
Im Alltag wird die Kostenstelle vorbelegt und sollte nur in begründeten Fällen verändert werden.
Bez. KSt.
Hier wird nach dem Speichern mit F2 die Bezeichnung der ausgewählten Kostenstelle angezeigt.
Kundennummer
Wenn Sie die „0“ hier stehen lassen und Enter drücken, kommen Sie in die Auswahlliste der Kunden.
Hier können Sie auch den Kunden über die Suche nach Name suchen oder den Kunden neu anlegen
Kundenname
Dieser wird angezeigt, nachdem Sie die Kundennummer ausgewählt haben.
Bestellnr. Kunde
Dieses Feld muss nicht gefüllt werden. Hat aber Ihr Kunde eine Bestellnummer angegeben, hilft es beiden Seiten bei späterer Korrespondenz, den Auftrag zur Kundenbestellung zuzuordnen.
Rechnungsadresse
kalipzo bietet die Möglichkeit, zu jedem Kunden eine oder mehrere Rechnungsadressen als Zusatzadressen zuzuordnen. Siehe dazu bitte im Dokument Kunden anlegen. Ist zu dem Kunden keine solche Adresse angelegt, so gibt es keine Auswahlmöglichkeit hierzu und die Hauptadresse wird gewählt.
Leistungsempfänger
Sollte der Leistungsempfänger ein anderer sein, so können Sie diesen hier eingeben. Insbesondere im Bau aber auch im innereuropäischen Verkehr kann der Leistungsempfänger vom Rechnungsempfänger und von der Lieferadresse abweichen. Legen Sie in diesem Fall eine Zusatzadresse zu der gewählten Kundennummer an. Nur dann können Sie diese Adresse als Leistungsempfänger auswählen.
Lieferadresse
Dies ist die Lieferadresse, die vom Auftraggeber abweicht. Auch diese muss analog zur Rechnungsadresse beim Kunden hinterlegt werden. Sehen Sie dazu bitte das Dokument Kunden anlegen. Ist zu dem Kunden keine solche Adresse angelegt, so gibt es keine Auswahlmöglichkeit hierzu.
Beginn Lieferzeitraum
Wenn Sie einen Auftrag mit einem Lieferzeitraum erstellen möchten, so gehört hier der Beginn des Zeitraumes hin. Ohne Lieferzeitraum lassen Sie dieses Feld bitte frei.
Liefertermin
Liefertermin bzw. Ende des Lieferzeitraumes
Zahlungsbed.-Nr.
Ist die Zahlungsbedingung bereits beim Kunden hinterlegt, so wird diese hier vorgegeben. Dennoch ist eine auftragsbezogene Abweichung möglich. Dazu muss diese Zahlungsbedingung hier festgelegt werden. Fehlt noch eine Zahlungsbedingung, so können Sie diese anlegen. Siehe hierzu: Zahlungsbedingungen verwalten
Lieferbed.Nr.
Ist die Lieferbedingung beim Kunden hinterlegt, so wird diese hier vorgegeben. Dennoch ist eine auftragsbezogene Abweichung möglich. Dazu muss diese Lieferbedingung hier festgelegt werden. Fehlt noch eine Lieferbedingung, so können Sie diese anlegen. Siehe hierzu: Lieferbedingungen anlegen
Nummer Textvorlage
Um den Anfangs- und/oder den Schlusstext vorzubelegen, können Sie hier die Nummer der gewünschten Textvorlage eingeben. Der Text wird anschließend in die Felder dafür übernommen, kann aber noch angepasst werden. Siehe hierzu: Textvorlage erstellen
Möchten Sie keine Textvorlage übernehmen, so wählen Sie hier die 0.
Sachbearbeiter
Der Sachbearbeiter wird mit dem Namen des/der angemeldeten Mitarbeiters/-in vorbelegt.
Reverse Charge
Dieses Feld ist mit Nein vorbelegt. Es wird benötigt, wenn bei einer innereuropäischen Lieferung die Steuerschuld umgekehrt wird.
Anrede drucken
Wenn Sie beim Kunden einen Ansprechpartner hinterlegt haben, wird dieser standardmäßig auf den Dokumenten mit Herr XY bzw. Frau XY angeredet. Ist dieses nicht gewünscht, so wechseln Sie dieses Feld bitte auf Nein.
Englisch
Dieses Feld ist in Vorbereitung um eine Korrespondenz auf Englisch anzubieten. Derzeit ist hier noch keine Funktion hinterlegt.
Bemerkung
Dieses Feld wird standardmäßig auf keinem Dokument ausgegeben. Es ist daher nur für interne Bemerkungen gedacht.
Anfangstext
Dieser Text kann über die Textvorlage vorbelegt oder manuell gefüllt werden. Dieser Text erscheint am Anfang des Dokumentes
Schlusstext
Dieser Text kann über die Textvorlage vorbelegt oder manuell gefüllt werden. Dieser Text erscheint am Ende des Dokumentes.
Grußformel
Dieses Feld wird mit dem Inhalt aus den Firmenstammdaten belegt. Eine Änderung ist hier noch möglich.
Signatur
Dieses Feld wird mit dem Inhalt aus den Firmenstammdaten belegt. Eine Änderung ist hier noch möglich.