Buchung eingeben
In kalipzo werden ca. 90% aller Buchungen automatisch gemacht. Alle Ausgangsrechnungen sowie Kassenbelege werden bereits im Hintergrund verbucht.
Lediglich Eingangsrechnungen und eventuelle Sonderabschreibungen müssen Sie von Hand buchen. Dies ist aber kein Hexenwerk.
Rufen Sie dazu Buchhaltung/Buchung eingeben auf.
ACHTUNG! Buchungen mit unterschiedlichen USt.-Sätzen müssen auf mehrere Buchungen aufgeteilt werden!
Geschäftsjahr
aktuelles Geschäftsjahr
Soll eine Buchung für ein anderes als das aktuelle Geschäftsjahr erfolgen, so ändern Sie dieses hier.
Buchungsdatum
gestriger Tag
Belegdatum
Sie können das Belegdatum manuell ändern. Es muss dann jedoch innerhalb des im Feld vorher gewählten Geschäftsjahres liegen.
Buchungsnummer
wird vom System fortlaufend vergeben
Diese ist nie manuell änderbar, da dies den Vorgaben der GoBD widerspricht.
Soll-Konto-Nr
0000 oder das zuletzt gewählte Konto
Wenn Sie dieses Feld nicht füllen, kommt vor dem Speichern eine Auswahl der Konten. Hier können Sie auch nach einer Bezeichnung suchen.
Haben-Konto-Nr.
0000 oder das zuletzt gewählte Haben-Konto
Wenn Sie dieses Feld nicht füllen, kommt vor dem Speichern eine Auswahl der Konten. Hier können Sie auch nach einer Bezeichnung suchen.
Betrag
0
Hier geben Sie den Brutto- oder den Nettobetrag ein. Bitte beachten Sie, dass Sie hier nur den Gesamtbetrag für einen Mehrwertsteuerschlüssel eingeben. Also beispielsweise die Summe aller Positionen mit ermäßigten Steuersätzen oder die Summe der Positionen mit vollen Steuersätzen.
Betrag ist
brutto oder netto (je nach Einstellung in den Firmenstammdaten)
Falls es sich um einen Netto-Betrag handelt, ändern Sie die Vorgabe an dieser Stelle.
Deb./Kred-Nr.
?
Wenn Sie dieses Feld nicht füllen, haben Sie die Möglichkeit, hier nach der Firma, dem Namen oder der Bestellnummer zu suchen. Die Bestellnummer entspricht der Bestellnummer Ihres Kunden.
Bei Eingabe einer falschen, nicht existenten Nummer erscheint ebenfalls das Auswahlfeld Suche_nach_DK-Namen/Bestellnr.
Adressnummer
Sie können Zusatzadressen bei jedem Kunden hinterlegen. Möchten Sie hiervon eine auswählen, so geben Sie hier die Adressnummer ein. Siehe hierzu auch Kunden anlegen.
Skonto
Können Sie Skonto ziehen und möchten Sie dieses auch tun, dann geben Sie hier den Skontobetrag ein. Berücksichtigen Sie dann aber auch das passende Fälligkeitsdatum.
Haben Sie beim Lieferanten einen Skontosatz hinterlegt, so wird dieser hier bereits angezeigt.
Adressat
Wenn eine Deb-/Kred.-Nr. gewählt wurde, wird hier der Name des Debitors bzw. Kreditors angezeigt. Ohne Nummer kann hier ein Name eingegeben werden.
Falls eine Schuld nicht durch den Schuldner sondern jemand anderen getilgt wird, dann kann man hier (bei Beibehaltung der Debitorennummer) den Namen auch ändern.
Bei Lieferanten ist dies nicht vorgesehen.
Langtext
nein
Falls im Bemerkungstext mehr als eine Zeile hinterlegt werden soll, so wählen Sie hier bitte ein Ja, dann können Sie im Feld Bemerkung einen längeren Text als im Feld Bemerkung (kurz) eingeben.
Bemerkung kurz
Es stehen Ihnen 140 Zeichen zur Verfügung
Benötigen Sie mehr als die 140 Zeichen, so nutzen Sie bitte den Langtext.
Bemerkung (lang)
Dieses Feld wird mit F2 gespeichert, da Sie mittels Enter einen Zeilenumbruch erstellen können.
Bearbeitungshinweis
Der Bearbeitungshinweis ist auch bei automatisch erstellten Buchungen nachträglich zu befüllen. Über den Menüpunkt Buchhaltung/Buchungen bearbeiten/mit Hinweisen können dann alle Buchungen mit Hinweisen eingeblendet werden. Das ermöglicht ein besseres Zusammenarbeiten mehrerer Personen beim Abgleichen von Buchungen.
ACHTUNG! Dieser Hinweis erscheint auf keiner Liste und auch nicht in der DATEV-Schnittstelle. Es handelt sich nur um einen internen Hinweis!
Fälligkeitsdatum
Geben Sie hier das Fälligkeitsdatum ein. Bei Barzahlungen ist das Datum identisch mit dem Buchungsdatum.
Haben Sie ein Zahlungsziel beim Lieferanten hinterlegt, so wird das Fälligkeitsdatum automatisch erstellt, kann jedoch auch geändert werden!
Inventarnummer
Mehrwertsteuer
Hier wird entschieden, ob Vor- oder Umsatzsteuer verbucht wird und in welcher Höhe.
Die häufigsten Mehrwertsteuerarten an dieser Stelle sind wohl die abziehbaren Vorsteuern 7% oder 19%. Die Verbuchung der Rechnungen erfolgt bereits automatisch auf dem Erlöskonto und dem Umsatzsteuerkonto. Aber auch die Sonderfälle sind hier auswählbar.
Siehe Mehrwertsteuersätze.
Achtung! Bei Eingangsrechnungen muss Vorsteuer gebucht werden. Bitte beachten Sie hierbei, welche Sätze auf der Rechnung ausgewiesen werden.
Umsatzsteuer ist üblicherweise hier nicht zu buchen, da diese ja auf den Ausgangsrechnungen automatisch ausgewiesen und gebucht wird.
Sollten Sie eine außergewöhnliche Betriebseinnahme buchen wollen, können diese aber dennoch benötigt werden.
Auswahl Soll-Konto
Wenn Sie das Soll-Konto leer gelassen hatten, können Sie mittels dieses Fensters das Soll-Konto suchen.
Üblicherweise wird hier ein Aufwandskonto benötigt. Im SKR03 findet man dieses im 4xxx-Bereich.
Beispielsweise das Konto 4980 Sonstiger Betriebsbedarf ist hierbei verwendbar.
Wählen Sie das passende Konto aus.
Sollten hier Konten fehlen, sprechen Sie uns an und wir ergänzen diese gerne für Sie.
Bestandsgeführte Artikel
Sollte es sich jedoch um einen bestandsgeführten Artikel handeln, dann muss dieser vom WE/RE-Konto (Wareneingang/Rechnung) wieder abgebucht werden.
Dann muss die Buchung im SKR 03 lauten:
3300 an 1200 (Bank)/1000 (Kasse)/1610 (Verbindlichkeiten) (bei ermäßigtem Steuersatz 7%)
3310 an 1200 (Bank)/1000 (Kasse)/1610 (Verbindlichkeiten) (bei ermäßigtem Steuersatz CORONA 5%)
3400 an 1200 (Bank)/1000 (Kasse)/1610 (Verbindlichkeiten) (bei vollem Steuersatz 19%)
3410 an 1200 (Bank)/1000 (Kasse)/1610 (Verbindlichkeiten) (bei vollem Steuersatz CORONA 16%)
Dann muss die Buchung im SKR 04 lauten:
5300 an 1800 (Bank)/1600 (Kasse)/3310 (Verbindlichkeiten) (bei ermäßigtem Steuersatz 7%)
5310 an 1800 (Bank)/1600 (Kasse)/3310 (Verbindlichkeiten) (bei ermäßigtem Steuersatz CORONA 5%)
5400 an 1800 (Bank)/1600 (Kasse)/3310 (Verbindlichkeiten) (bei vollem Steuersatz 19%)
5410 an 1800 (Bank)/1600 (Kasse)/3310 (Verbindlichkeiten) (bei vollem Steuersatz CORONA 16%)
Diese Buchungen ergeben nur Sinn im Zusammenhang mit einer Wareneingangsbuchung sowie einer Lagerausbuchung (Betriebsverbrauch o.ä.), da das sogenannte WE/RE Konto auf Dauer damit ausgeglichen sein sollte.
ACHTUNG! Dies sind die Standard-Konten! Im Einzelfall kann es sein, dass in Ihrem Kontenrahmen ein anderes Konto vorgegeben ist. Meist ist das passende Konto jedoch im direkten Umfeld der Standard-Nummer zu finden.
Auswahl Haben-Konto
Wenn Sie das Haben-Konto leer gelassen hatten, können Sie mittels dieses Fensters das Haben-Konto suchen.
War es aus Ihrem Privatvermögen, dann suchen Sie das private Verrechnungskonto (so vorhanden!).
Muss die Rechnung noch bezahlt werden, so buchen Sie diese gegen die Verbindlichkeiten (SKR03 1610; SKR04 3310).
Sie haben nun die Möglichkeit, die Zahlung via SEPA-Überweisung zu machen.
ACHTUNG! Eine SEPA-Überweisung sowie eine SEPA Lastschrift setzt voraus, dass die Daten im Kunden- bzw. Lieferantenstamm ordnungsgemäß gefüllt sind. Mindestens die Bankverbindung muss korrekt erfasst sein. Bei Lastschriften ist außerdem noch die Mandatsreferenz sowie das Mandatsdatum nötig. Siehe hierzu: SEPA-Überweisung
Suche nach DK-Namen/Bestellnr.
Nach Eingabe des Namens (hier geht auch ein Teil des Namens) erscheint die Auswahlliste der Debitoren und Kreditoren.
Liegt Ihnen die Bestellnummer des Kunden vor, können Sie auch nach dieser suchen. Es handelt sich hierbei um die Eingabe im Auftragskopf des Verkaufsdokuments.
Hier können Sie den Debitor oder Kreditor auswählen oder gegebenenfalls sogar neu anlegen.
Markieren Sie den gewünschten Datensatz und klicken Sie auf Deb./Kred. auswählen.
Anschließend befinden Sie sich wieder im Buchungssatz.
Drücken Sie OK, wenn Sie die Buchung ohne Dokument oder Zuordnung buchen möchten.
Bei OK + Dokument wird die Buchung gespeichert und Sie können direkt ein Dokument zuordnen.
Siehe hierzu auch Dokumentenverwaltung.
Über Zuordnung können Sie die Buchung einer Forderung oder Verbindlichkeit zuordnen. Siehe hierzu: Buchungen zuordnen
Dies ist jedoch nicht zwingend nötig. Ohne Zuordnung wird die Forderung bzw. Verbindlichkeit dem ältesten offenen Posten zugeordnet.
Kontierung eingeben
Bevor die Buchung endgültig gespeichert wird, muss die interne Kontierung noch eingegeben werden. Dies ist nur bei Aufwands- oder Erlöskonten der Fall.
Dies ist einzig für die interne Buchhaltung gedacht und wird nicht für das Finanzamt benötigt. Es ermöglicht eine detailliertere Ansicht der Kosten und Erlöse als es nur über die externe Buchhaltung zu machen wäre.
Hierüber kann auch eine Rechnung oder einzelne Beträge einer Rechnung zu einem bestehenden Auftrag zugeordnet werden.
Die betreffende Kostenstelle sowie die Kostenart werden hier erfasst. Sind Ihnen die unbekannt, leeren Sie das Feld Kostenstelle. Das Feld Kostenart wird bei Beibehaltung der Nr. 399 zur Auswahl angezeigt.
Die Bemerkung wird hier mit der Bemerkung aus der Buchung vorbelegt, kann jedoch geändert werden.
Eine Aufteilung auf mehrere Kostenstellen und/oder Kostenarten ist hier möglich, indem Sie den Betrag anpassen. Sie können an dem Feld Rest erkennen, welcher Betrag nun noch zugeordnet werden muss.
Klicken Sie auf Einfügen, um weitere interne Kontierungen zu hinterlegen.
Über den Button Ändern können Sie auch eine bereits bestehende Position anpassen.
Einzelne Positionen können mit Löschen gelöscht werden.
Fügen Sie so lange zusätzliche Buchungen ein, bis der Rest 0 ist.
Buchung zu einem Auftrag zuordnen
Um eine Eingangsrechnung (oder einen Teil davon) zu einem bestehenden Auftrag zuzuordnen, geben Sie entweder die Auftragsnummer in das Feld Auftragsnummer ein oder Sie geben dort ein „?“ ein, wenn Sie die Nummer nicht kennen.
Durch die Eingabe des Fragezeichens öffnet sich ein Auswahlfenster für Aufträge. Hier können Sie über Selektion Kundennr. oder Suche nach Kundenname nach dem korrekten Auftrag suchen.
Klicken Sie nun den gewünschten Auftrag an (er ist nun blau hinterlegt) und klicken Sie auf Auftrag auswählen.
Nun können Sie die Kosten direkt einer Position zuordnen. Wenn Sie diese kennen, können Sie die direkt eingeben oder Sie lassen sich die verwendbaren Positionen (nur Artikel!) anzeigen, in dem Sie Enter drücken.
Klicken Sie die gewünschte Position an und drücken Sie dann Position auswählen.