Dokumente hochladen

Das eigentliche Hochladen findet nur an den beschriebenen Stellen statt, da sonst keine Zuordnung vollzogen werden kann.

Firma/Global (GL)

Rufen Sie Stammdaten/Verwaltung/Firma auf.

Klicken Sie auf Dokumente.

Nun klicken Sie auf Dokument hochladen. Es werden nun alle Dokumente angezeigt, die auf K:/transfer (bzw. C:/transfer) zu finden sind.

Wählen Sie die gewünschte Datei aus und klicken Sie Datei hochladen. Der anschließende Dialog hängt davon ab, ob Sie eine Bilddatei oder eine beliebige andere auswählen.

Bild

Geben Sie im Feld Kürzel Dok.typ den passenden, von Ihrer Firma definierten Dokumententyp (=Klassifizierung) ein. Sollten Sie den nicht wissen, lassen Sie das Feld leer und eine Auswahl erscheint vor dem Speichern.

Die Beschreibung sollte möglichst selbstredend gewählt werden. Dazu stehen Ihnen 30 Zeichen zur Verfügung.

Die Breite sowie die Höhe wird aufgrund der vorliegenden Datei angezeigt. Eine manuelle Vergrößerung ist nicht ratsam, da dann die Auflösung leiden wird. Eine Verkleinerung sollte ebenfalls mit Bedacht gewählt werden, da eine ungleichmäßige Änderung zu Verzerrungen führen kann. Sollten Sie andere Größen benötigen, so raten wir unbedingt dazu, diese über ein Grafikprogramm zu machen bzw. machen zu lassen.

Hier geänderte Maße werden erst relevant, wenn die Grafik als HTML in eine E-Mail übernommen wird.
Bei der Anzeige der Grafik über Dokument anzeigen werden diese Werte nicht berücksichtigt.

Sonstige Datei

Bei allen anderen Dateien (z.B. *.pdf) beschränkt sich die Angabe zum Hochladen auf den Dokumententyp (Klassifizierung) sowie die Beschreibung.

Buchungen (AC)

Dokumente zu Buchungen können auf vielen Wegen hinterlegt werden. Im Folgenden wird einer davon beschrieben.

Im Menü Buchhaltung/Buchungen bearbeiten/nach Buchungsnummer können Sie zunächst auswählen, für welches Geschäftsjahr und ab welcher Buchungsnummer Sie die Buchungen sehen möchten.

In der Spalte Dok. können Sie erkennen, ob zu einer Buchung bereits ein Dokument vorhanden ist. In diesem Fall, stünde ein „D“ statt eines „-" an der Stelle.
Wählen Sie nun die Buchung aus, zu der Sie ein oder mehrere Dokument(e) hinterlegen möchten.

Klicken Sie auf Dokumente.

Nun auf Dokument hochladen. Der Rest erfolgt analog der Beschreibung unter Firma.

Artikel/Dienstleistungen oder Inventar (OB)

Auch hier sind die Stellen vielfältig, an denen man Dokumente hochladen kann.

Unter Verwaltung/Art.Dienstleistungsverw./Artikel  finden Sie eine der Stellen.

Wählen Sie den gewünschten Artikel aus (er ist dann blau hinterlegt) und klicken Sie auf Dokumente.

Nun auf Dokument hochladen. Der Rest erfolgt analog der Beschreibung unter Firma.

Aufträge (OR)

Wenn Ihre kalipzo-Installation das Menü Aufträge enthält, können Sie auch hier auf verschiedenen Wegen Dokumente hinterlegen.
Eine Möglichkeit ist unter Aufträge/Angebots- Auftragsbearbeitung/offene Angebote Aufträge n.Kst.

Aktivieren Sie den gewünschten Auftrag und klicken Sie auf Dokumente.

Nun auf Dokument hochladen. Der Rest erfolgt analog der Beschreibung unter Firma.

Geschäftspartner (Kunden, Lieferanten, Mitarbeiter) (SU)

Gehen Sie unter Verwaltung/Kundenverwaltung/nach Firmenname.

Sie können nun einen Firmennamen eingeben oder die Abfrage leer lassen.

Wählen Sie nun den gewünschten Kunden aus und klicken Sie auf Dokumente.

Nun auf Dokument hochladen. Der Rest erfolgt analog der Beschreibung unter Firma.

Was?

Grundsätzlich können alle Arten von Dokumenten hinterlegt werden. Auf dem Server können jedoch nur folgende geöffnet werden.

Alle anderen Files, für die die Software nicht auf dem KALIPZO-Server zur Verfügung steht, müssen heruntergeladen werden und können dann lokal mit der geeigneten Software gestartet werden.

Klassifizierung/Dokumententyp

Unter Stammdaten/Verwaltung/Dokumentenmanagm./Klassifizierung können Sie eigene Klassifizierungen (=Dokumententypen) erstellen.

Das Kürzel kann hierbei bis zu acht Stellen alphanumerisch enthalten. Die Beschreibung hat 30 Stellen.
Die Klassifizierung ermöglicht eine Sortierung und/oder eine Filterung aller gespeicherten Dokumente.
Groß- und Kleinschreibung ist hierbei unrelevant.