Dokumentenverwaltung (DMS)
kalipzo bietet eine umfangreiche Dokumentenverwaltung (auch Dokumentenmanagementsystem (DMS) genannt).
Eine Übersicht aller bereits gespeicherten Dokumente finden Sie unter Auswertungen/Dokumente.
Diese Dokumente sind nicht mit den durch KALIPZO erstellten zu verwechseln. Sämtliche Dokumente, die kalipzo erstellt, sind jederzeit wieder erstellbar und werden daher nicht als PDF gespeichert.
Wo?
Dokumente können zu
- Firma/Global (GL)
- Buchungen (AC)
- Artikeln, Dienstleistungen oder Inventar (OB)
- Aufträgen (OR)
- Geschäftspartnern (Kunden, Lieferanten, Mitarbeiter) (SU)
Auftragspositionen (OI) ist zwar vorgesehen, aber derzeit nicht aktiv
hinterlegt werden.
Ansicht aller Dokumente
Rufen Sie Auswertungen/Dokumente auf.
Sie erhalten eine Übersicht aller Dokumente, die im DMS gespeichert sind.
Dokumente können hier nicht hochgeladen werden, da keine eindeutige Zuordnung zu den Datensätzen möglich wäre.
Dokument anzeigen
Das markierte (blau hinterlegte) Dokument kann mit dem Button Dokument anzeigen direkt angezeigt werden.
Voraussetzung hierzu ist, dass es einem der hinterlegten Dokumenttypen entspricht. Ansonsten haben Sie die Möglichkeit, das Dokument herunterzuladen und mit Hilfe Ihrer Software zu bearbeiten.
Dokumentendaten korrigieren
Die von Ihnen vergebenen Daten können korrigiert werden. Dabei handelt es sich um den Dokumenten-Kürzel-Typ sowie die Beschreibung. Alle anderen Daten sind nicht änderbar. Sollten Sie den Namen des Dokumentes beeinflussen wollen, so geht dies nur vor dem Hochladen. Zur Not können Sie das Dokument herunterladen, umbenennen und erneut hochladen. Denken Sie dabei jedoch daran, das falsch benannte Dokument zu löschen.
Die Daten zum markierten (blau hinterlegten) Dokument können mit dem Button
Dokumentdaten korrigieren geändert werden.
Sie können nun eine neue Klassifizierung und/oder eine neue Beschreibung hinterlegen.
Speichern Sie dies mit F2 oder mit Enter.
Filter setzen
Bei intensiver Nutzung des DMS, sammeln sich viele Dokumente an.
Um nun nach etwas zu suchen, können Sie sich mit dem Button Filter setzen eine Auswahl anzeigen lassen.
Die Dokumentennummer wird fortlaufend von kalipzo vergeben, kann aber als Filterstart verwendet werden.
Die vorbelegten Sternchen sind ein Platzhalter für „Alle“. Wenn Sie dies so lassen, erscheinen beispielsweise die Dokumente mit allen Dokumententypen mit den anderen gewählten Filtern.
Der Dokumenttyp entspricht der von Ihnen angelegten Klassifizierung.
Der Filter ist ebenfalls nach Dateiname, Dateiendung, Dateibeschreibung sowie für einen Import-Zeitraum möglich.
Wenn Sie einen Textteil aus der Mitte eines der Felder benötigen, geben Sie dies mit voran- sowie hintenangestellten „*" ein.
Wenn die Filtereinstellungen fertig sind, wird die Auswahl mit OK angezeigt.
Nun hat sich der Button Filter setzen auf Filter ändern geändert. Außerdem finden Sie nun den Button Filter löschen, mit dem Sie die gesetzten Filter wieder entfernen können.
Sortierung
Mittels des alternierenden Buttons Sortierung: aufsteigend bzw. Sortierung: absteigend können Sie nach den im Feld darunter wählbaren Feldern sortieren.
Dokument herunterladen
Mit dem Button Dokument herunterladen können Sie das ausgewählte Dokument auf Ihrem lokalen Gerät (PC oder andere) speichern.
Sie können ein Dokument löschen. Beachten Sie hierbei jedoch, dass das Dokument dann unwiderruflich gelöscht wird. Daher erfolgt eine Kontrollabfrage.
Wenn Sie diese mit Ja beantworten, erfolgt anschließend die Information, dass das Dokument gelöscht wurde.
Dokument per E-Mail senden
Jedes Dokument kann per E-Mail versendet werden.
Bitte beachten Sie hierzu die Anleitung E-Mails versenden.