Kontoauszüge einlesen
Vorbereitung zum Einlesen der Kontoauszüge
Speichern Sie die CSV-Datei, die Sie aus Ihrem Online-Banking heruntergeladen haben, unter K:\temp auf Ihrem PC.
Rufen Sie Buchhaltung/Bank u. Zahlungsverkehr/Bankkontoauszug einlesen auf.
Wählen Sie nun die gewünschte Datei auf der linken Seite (lokaler Computer) aus und übertragen diese mittels des Buttons > auf den Server.
Aktivieren Sie nun auf der rechten Seite (Server) die gewünschte Datei, indem Sie diese anklicken. Sie ist nun blau hinterlegt.
Klicken Sie nun auf die Importeinstellungen.
Wählen Sie die Int. Nr. Bankkonto, das Geschäftsjahr, die Anzahl Kopfzeilen sowie das Trennzeichen aus.
ACHTUNG! Bitte öffnen Sie bei Bedarf die CSV-Dateien mit einem Editor und nicht mit Excel, da Excel beim Öffnen bereits Formate ändern kann. Diese können dann nicht mehr fehlerfrei eingelesen werden.
Die Überschriftenzeile wird von KALIPZO benötigt, um die Daten der einzelnen Spalten korrekt zuordnen zu können. Diese Überschriftenzeile aus der CSV-Datei gilt nicht als Kopfzeile!
Diese sieht beispielsweise so aus: "Auftragskonto"; "Buchungstag"; "Valutadatum"; "Buchungstext"; "Verwendungszweck"; "Beguenstigter/Zahlungspflichtiger"; "Kontonummer"; "BLZ"; "Betrag"; "Waehrung"; "Info"
Sollten weitere Informationen vorab in der CSV-Datei vorhanden sein, so müssen diese in die Anzahl Kopfzeilen eingegeben werden, damit diese nicht mit eingelesen werden.
CSV Dateien sind im Regelfall mit einem Semikolon getrennt, sollte das bei der von Ihrer Bank übermittelten Datei anders sein, so können Sie dies im Feld Trennzeichen ändern.
Drücken Sie F2, wenn die Importeinstellungen korrekt sind. Wählen Sie nun den Button Importieren. Sie werden gefragt, ob die Datenzeilen umsortiert werden sollen.
Üblicherweise würden die Daten von oben nach unten eingelesen werden. Bei manchen Banken werden die Buchungen in umgekehrter Reihenfolge ausgegeben. Diese können Sie hier nach Datum umsortieren lassen. Drücken Sie zu diesem Zweck Ja. Soll die Reihenfolge eingehalten werden, klicken Sie auf Nein.
Import Bankkontoauszug
Die einzelnen Buchungen werden nun der gewählten Reihe nach eingelesen. Je nach vorhandenen Forderungen oder Verbindlichkeiten und anderen lesbaren und für kalipzo interpretierbaren Daten, werden Vorschläge von KALIPZO unterbreitet:
Automatisch Buchung zuordnen
Im oberen Bereich sind die eingelesenen Daten aus der CSV-Datei zu erkennen.
Ist eine Buchung mit einer passenden Forderung bzw. Verbindlichkeit vorhanden, so schlägt kalipzo vor, diese zuzuordnen.
Wählen Sie Ja, wenn sie zugeordnet werden soll. Siehe hierzu Zuordnung von Buchungen.
Bei Nein, wird die Buchung erzeugt aber nicht zugeordnet.
Bei Buchung überspringen, wird dieser Datensatz aus dem Bankkontoauszug nicht gebucht. Bitte holen Sie dieses im Anschluss manuell nach. Siehe hierzu auch Kontoauszug buchen.
SEPA Zahlung vorhanden
Wenn kalipzo bemerkt, dass ein passender SEPA-Zahlungsauftrag vorhanden ist, dann wird vorgeschlagen, diese Buchung zu überspringen.
Im Regelfall sollte die Buchung übersprungen werden, da Sie die Buchungen ja bereits während der SEPA-Zahlung vornehmen. Siehe hierzu SEPA-Zahlung. Nur falls Sie sich sicher sind, dass diese SEPA-Zahlungen nicht automatisch gebucht wurden, wählen Sie hier ein Nein.
Im Regelfall drücken Sie hierzu JA.
Ohne zuzuordnende Buchung
Wenn kalipzo keinen passenden offenen Posten ermitteln kann, wird die Buchung ohne Zuordnung gebucht.
Sie können nun den Adressaten sowie die Bemerkung noch anpassen. Drücken Sie nun F2.
Die Buttons sind nun aktiviert.
Debitor oder Kreditor ermitteln
Nun geht es zuerst darum, den korrekten Adressaten herauszusuchen.
Je nach sichtbaren Daten wählen Sie nun den gewünschten Button:
Deb./Kred. wählen
Über den Button Deb./Kred, können Sie nach dem Namen bzw. der Firma suchen.
Suchen Sie wie gewohnt nach dem Debitor bzw. dem Kreditor. Sollte dieser noch nicht angelegt sein können Sie diesen hier neu anlegen. Üblicherweise sollte das aber nicht nötig sein, da eine Zahlung entweder auf einer Rechnung basiert (Debitor) oder eine Eingangsrechnung bereits verbucht worden sein sollte (Kreditor).
Weiter bei korrekte Konten auswählen.
DK-Nr. eingeben
Oft ist die Kreditorennummer im Verwendungszweck erkennbar.
Wählen Sie dann DK-Nr. eingeben.
Drücken Sie Enter. Sie gelangen nun in die importierte Buchung.
Weiter bei korrekte Konten auswählen.
Mit DK = 0 buchen
Wählen Sie mit DK=0 buchen nur, wenn es sich um eine Umbuchung zwischen zwei Konten handelt. Beispielsweise eine Bareinzahlung auf Konto.
Weiter bei korrekte Konten auswählen.
DK über Paypal
Bei einem angeschlossenen Webshop ist es möglich, die Zahlung über die E-Mail-Adresse der Paypal-Zahlung zuzuordnen. Wird dies nicht erkannt, ist dieser Button ausgeblendet.
Über den Button DK über PayPal, wird nach der Bestellnummer gefragt.
Diese Bestellnummer wird über die Webshop-Schnittstelle an KALIPZO übermittelt. Da die Rechnungen im Webshop erzeugt werden, haben die Kunden bei Zahlung oft nur die Möglichkeit, diese Bestellnummer anzugeben.
Weiter bei korrekte Konten auswählen.
DK über Rechnungsnummer
Falls der Kunde keine Kundennummer aber eine Rechnungsnummer angibt, können Sie über die Rechnungsnummer den Debitoren suchen.
Drücken Sie hierzu DK über Rechnungsnummer und geben Sie die Rechnungsnummer an. Die vorangestellten Nullen müssen nicht erfasst werden.
Drücken Sie Enter, es geht nun mit der Buchung normal weiter.
Buchung überspringen
Bei Buchung überspringen, wird dieser Datensatz aus dem Bankkontoauszug nicht gebucht. Bitte holen Sie dieses im Anschluss manuell nach. Siehe hierzu auch Kontoauszug buchen.
Import abbrechen
Der Button Import abrechen sollte nur im Ausnahmefall gedrückt werden, da alle bis dahin gebuchten Datensätze gebucht bleiben. Daher sollten sie diese Buchungen anschließend überprüfen. Siehe hierzu Buchungen nach Buchungsnummer. Ein erneutes Einlesen könnte zu doppelten Buchungen führen!
Korrekte Konten auswählen
Nachdem nun der korrekte Kreditor bzw. Debitor ausgewählt wurde, müssen nun die korrekten Soll- und Haben-Konten Konten ausgewählt werden. Im Folgenden werden lediglich die häufigsten Fälle anhand der Kontenrahmen SKR03 bzw. SKR04 beschrieben. In Einzelfällen können trotz dieser beiden Kontenrahmen die Konten abweichen! Bitte beachten Sie Ihre Einstellungen!
Zahlungseingang
Im Zusammenhang mit dem Einlesen des Kontoauszuges dürfte die häufigste Anwendung der Zahlungseingang einer Forderung sein. Diese wurde in KALIPZO durch die Erstellung der Rechnung erzeugt.
Mit Zahlungseingang wird nun der Ausgleich der Forderung gebucht.
Der Bankkontostand wird dabei mehr und die Forderungen nehmen ab.
Also wird als Sollkonto die Bank (SKR03: 1200; SKR04: 1800) und als Haben-Konto das Forderungskonto (SKR03: 1410; SKR04: 1210) vorgeschlagen.
Ausnahmen
Im Falle einer Einnahme auf dem Bankkonto wird als Habenkonto das Forderungskonto (SKR03: 1410; SKR04: 1201) vorgeschlagen. Daher müssen Sie dieses in folgenden Fällen ändern:
- Umbuchung zwischen zwei Konten. Beispiel: Bank an Kasse (SKR03: 1000; SKR 04: 1600) bei Bareinzahlungen.
- Rückerstattung von Steuer-Zahlungen
- Umsatzsteuer (SKR03: 1790; SKR04 3800 ff.)
- Lohnsteuer (SKR03: 1741; SKR04: 3730)
- Gewerbesteuer 1540 (SKR 03); 1435 (SKR 04)
- Bei Privateinlagen und Gesellschafterdarlehen, kommt es darauf an, wie Sie diese Konten eingerichtet haben und welche Gesellschaftsform die Firma hat.
Lastschrift auf Ihrem Konto
Typische Zahlungen, die von Ihrem Konto abgebucht werden, sind Stromkosten, Miete o.ä.
Diese Verbindlichkeiten müssen bereits eingebucht worden sein, da am Kontoauszug nicht erkennbar ist, welche Umsatzsteuer hier verwendet wurde. Siehe hierzu Eingangsrechnungen buchen.
Die nicht per Lastschrift abgebuchten Eingangsrechnungen können in KALIPZO via SEPA-Überweisung bezahlt werden und müssten in diesem Falle übersprungen werden. Siehe SEPA-Zahlungen.
Nur im Falle, dass Sie die Eingangsrechnungen manuell überweisen, müssten diese Zahlungen gebucht werden.
Also nehmen die Verbindlichkeiten ab und der Bankkontostand nimmt ab. Daher folgt von KALIPZO der Vorschlag der Konten wie folgt:
Sollkonto: Verbindlichkeiten (SKR03: 1610; SKR04: 3310)
Habenkonto: Bank (SKR03: 1200; SKR04: 1800)
Ausnahmen
- Kreditkartenausgleich (Bank an Kreditkarte) In diesem Fall handelt es sich um eine Zahlung, daher wird als Soll-Konto das Verbindlichkeiten-Konto (SKR03: 1610; SKR04: 3310) vorgeschlagen. Korrekt ist in diesem Beispiel jedoch das Konto der Kreditkarte, die damit ausgeglichen wurde.
- Zahlung bzw. Einzug von SV-Verbindlichkeiten (SKR03: 1742; SKR04: 3740) Dies wird unter gewissen Voraussetzungen vom System bereits vorgeschlagen.
- Zahlung von Lohn/Gehalt bzw. VL (SKR03: 1740; SKR04:3720)
- Ausgleich von Steuer-Verbindlichkeiten
- Umsatzsteuer (SKR03: 1790; SKR04 3800 ff.)
- Lohnsteuer (SKR03: 1741; SKR04: 3730)
- Gewerbesteuer 1540 (SKR 03); 1435 (SKR 04)
- Bei Privatentnahmen und Gesellschafterdarlehen, kommt es darauf an, welche Konten Sie eingerichtet haben und welche Gesellschaftsform die Firma hat.
- Kontoführungsgebühren (SKR03: 4970; SKR04: 6855)
(ACHTUNG! Manche Bankentgelte sind Umsatzsteuerpflichtig. Bitte beachten Sie hierzu Ihren Kontoauszug!) Hierbei wird aufgrund der Auswahl eines Aufwandskontos eine interne Kontierung verlangt.
- Bei Rückbuchungen von Lastschriften denkt KALIPZO, es wäre eine Zahlung (=Verbindlichkeit), diese muss aber korrekt wieder als Forderung erfasst werden. (SKR03: 1410; SKR04: 1200 ff.). Auch hier erfolgt eine halbautomatische Erkennung, die jedoch keinen Anspruch auf Korrektheit hat, bitte überprüfen Sie daher die Vorschläge!
Falls die Kontonummer nicht bekannt ist, löschen Sie die Konto-Nr.. Es wird Ihnen dann eine Auswahl der Konten angezeigt. Analog funktioniert das bei Einnahmen mit dem Haben-Konto.
Wählen Sie das Konto aus. Drücken Sie in den diversen Feldern Enter. Im Feld Bemerkung bestätigen Sie die Eingabe mit F2.
Haben Sie die Konten ausgewählt, ist das Feld Betrag ist mit Brutto vorbelegt.
Der Adressat wird entweder aus den Importdaten oder aus der Deb./Kred.-Nr. vorbelegt und kann bei Bedarf angepasst werden.
Der Langtext wird von KALIPZO verwendet, wenn die eingelesenen Daten länger als der übliche Bemerkungstext sind.
Drücken Sie Enter, bis Sie im Bearbeitungshinweis sind.
Der Bearbeitungshinweis ist nur für interne Zwecke. Hilfreich ist dieser, wenn Sie anschließend diese Buchung nochmals überprüfen möchten, da diese Buchungen über einen separaten Menüpunkt aufrufbar sind.
Das Mehrwertsteuerkennzeichen wird nur angesteuert, wenn ein Aufwandskonto als Soll-Konto oder ein Erlöskonto als Habenkonto gewählt wurde. Allerdings ist beides nur in Ausnahmefällen der Fall.
Das Aufwandskonto ist in erster Linie bei Kontoführungsgebühren relevant. Da die Banken dies unterschiedlich handhaben, entnehmen Sie bitte Ihren Kontoauszug, ob die Gebühr inkl. USt. oder netto ist.
Ist diese mit Umsatzsteuer, wählen Sie den Vorsteuerschlüssel mit dem passenden %-Satz.
Belassen Sie das ? in dem Feld, wenn Sie die Auswahlmöglichkeiten sehen möchten.
Üblicherweise wird bei Eingangsrechnungen die Abziehbare Vorsteuer 19% (= KZ 9) verwendet.
Ist bei Ihnen die interne Kontierung eingestellt, folgt nach der Buchung mit einem Aufwands- oder Erlöskonto noch die Abfrage nach der internen Kontierung. Dies entfällt bei einer Buchung ohne Aufwands- oder Erlöskonto.